Uma das grandes dores de crescimento em qualquer negócio, nos mais diversos setores, acontece no momento de se aumentar a infraestrutura. Os desafios de escalar operações inteiras, contratar pessoal e realizar compra de equipamentos, repensar a estrutura organizacional, podem ser muito cansativos se não vêm acompanhados de novas formas de organização para qualificar um crescimento quantitativo.
Dentre os desafios do crescimento está o aumento de atividades repetitivas executadas por pessoas colaboradoras. Em diversos setores essenciais para o andamento de um negócio, é possível encontrar uma série de atividades mecânicas que tomam o tempo de uma equipe de trabalho.
São atividades simples, como entrada de dados em softwares de gestão empresarial, processos de gerenciamento de benefícios, admissão e dispensa de pessoas colaboradoras, conciliação financeira, buscas em bancos de dados, entre outras diversas atividades que atravessam o cotidiano de trabalho de setores chave, como jurídico, contábil e gestão de pessoas.
Para lidar com essas dores do crescimento, principalmente quando o assunto são as atividades repetitivas, muitas empresas têm adotado o uso da tecnologia RPA. A sigla pode ser traduzida para o português como Automação Robótica de Processos, e se caracteriza pela automação de processos repetitivos por meio de robôs, que em poucos segundos são capazes de realizar tarefas que poderiam custar horas de trabalho de colaboradores em uma empresa.
Vantagens da tecnologia RPA
Acabar com atividades repetitivas e mecânicas, que consomem muito tempo e energia das pessoas colaboradoras, é o sonho de muitas empresas. Embora a tecnologia RPA venha ganhando popularidade, ainda não é claro quais são seus reais benefícios para uma empresa. Aqui vamos falar sobre algumas das vantagens de se usar a tecnologia RPA para automação de processos.
Melhor gestão de tempo
Na época da tecnologia, que torna as empresas cada vez mais competitivas por posições de destaque no mercado, o tempo se torna um ativo cada vez mais raro. A gestão eficiente do tempo passa a ser, portanto, um diferencial para se destacar em meio à concorrência.
Ao mesmo tempo, se destacar no mercado e experimentar um crescimento do negócio geralmente é um fator de restrição do tempo, que fica tomado por uma série de atividades que passam a ganhar prioridade na manutenção do crescimento.
Nesse sentido, uma gestão mais eficiente do tempo pode ser alcançada com o uso da tecnologia RPA. Um grande exemplo disso está no setor jurídico, onde tarefas de busca por processos jurídicos em bancos de dados dos tribunais pode se tornar uma tarefa mecânica bem onerosa para o negócio.
Com a automação robótica desse processo, é possível acessar bancos de dados em todo o Brasil e recolher dados de processos específicos em questão de segundos, o que permite que a equipe jurídica, com mais tempo à disposição, realize uma análise mais qualificada do material reunido, melhorando a qualidade dos processos de tomada de decisão.
Diminuição de erros operacionais
Atividades mecânicas e repetitivas tendem a ser cansativas se executadas a longo prazo, e independente da capacidade humana de executar esse tipo de serviço, é inevitável que erros ocorram durante o processo. Porém, por muitas vezes se tratar de atividades fundamentais para o andamento da empresa, esses erros podem trazer prejuízos ou atravancar processos importantes no cotidiano.
Portanto, reduzir erros operacionais pode não só agilizar processos e dar mais qualidade às entregas das pessoas colaboradoras, como também ajuda a evitar prejuízos que são muitas vezes comuns, mas que a longo prazo trazem grande impacto na lucratividade de um negócio como um todo.
Uma das grandes atividades repetitivas que geram uma série de erros, é a conciliação financeira. Em uma empresa com muitas entradas e saídas de dinheiro, acompanhar e registrar essa atividade financeira é importante para registrar mudanças internas e identificar erros operacionais que possam estar interferindo no crescimento do negócio.
A tecnologia RPA nesse caso atua para além de agilizar processos em movimentações financeiras, mas executa essa tarefa sem qualquer erro operacional, oferecendo um relatório completo que, de acordo com a programação de cada robô, pode ser capaz de identificar erros e descompassos na conciliação financeira que auxiliam o setor a elaborar estratégias para a sua resolução.
Maior escalabilidade nos processos
Dentre as dores no processo de crescimento, trazer escalabilidade para processos de forma organizada pode ser uma tarefa complicada e custosa. Se faz necessário dimensionar a infraestrutura de equipamento, contratação de novos colaboradores, espaço de atuação, entre diversos outros pormenores, que a longo prazo podem onerar a empresa e são de difícil implementação sem o auxílio da tecnologia.
Com a tecnologia RPA, escalar processos mecânicos se torna muito mais simples, pois além da sua fácil implementação, baseada em um planejamento prévio muito bem estabelecido, os custos operacionais de um processo de escala são drasticamente reduzidos, já que a aquisição dos robôs para automação de processos se faz por meio de licenças.
Auxilia no aumento de produtividade
Uma das vantagens mais interessantes para as empresas se dá no notável aumento de produtividade possibilitado pela tecnologia RPA. Esse aumento se dá por diversas vias, já que, como vimos nos tópicos anteriores, a automação de processos permite uma melhor gestão do tempo, evita erros e ajuda a escalar processos com tranquilidade.
Além das vantagens citadas, uma das que mais se destaca é a possibilidade de foco total em atividades estratégicas por parte de um conjunto de colaboradores. Com maior tempo para execução de tarefas que exijam de fato inteligência humana, se definem melhores caminhos para a solução de problemas, o que pode levar a um aumento de produtividade.
Melhoria na gestão de pessoas
Atividades repetitivas no ambiente de trabalho geram uma série de problemas, mas um dos principais deles se dá no campo no campo da gestão de pessoas. Isso se explica pelo fato de atividades mecânicas gerarem um grande nível de cansaço, que influencia no desempenho nas tarefas e na própria satisfação da pessoa colaboradora em seu espaço de trabalho.
Com ajuda da tecnologia RPA, é possível deixar para trás esse grande volume de atividades repetitivas, o que trás um impacto muito positivo nos colaboradores, que agora têm a possibilidade de focar em atividades estratégicas para o negócio, tornando o ambiente de trabalho mais dinâmico e produtivo, e criando um espaço para uma atuação mais eficaz do setor de gestão de pessoas em ações de engajamento.
Com tantas vantagens, já se torna claro que deixar as atividades repetitivas para trás pode influenciar diretamente no crescimento e na lucratividade de um negócio. Para esse salto qualitativo acontecer, no entanto, é necessário realizar um diagnóstico que busque entender quais atividades padronizáveis são passíveis de automação, realizar um plano de trabalho para reorganização da estrutura organizacional e realizar um processo tranquilo de transição para o uso da automação.
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